Steckbrief
Branche: Rechtswesen, Versicherungsdienstleistungen
Ausgangssituation: Einzelentwickler-Software, nicht vollständig für Teambetrieb ausgelegt
Lösung: Maßgeschneiderte Teamlösung auf Basis einer vollständigen Prozessaufnahme, mit kompletter Datenmigration aus dem Altsystem
Ergebnis: Software seit über 7 Jahren im stabilen Betrieb, mehrere Hunderttausend Akten verwaltet, gesamtes Team arbeitet täglich damit
Ausgangssituation
Andreas Marc Riedl betreibt eine spezialisierte Kanzlei, die als Schnittstelle zwischen großen Versicherungen und staatlichen Einrichtungen wie Gerichten fungiert. Versicherungen dürfen diese Stellen nicht direkt kontaktieren – der Weg läuft zwingend über einen Anwalt. Anstatt diese Aufgabe Fall für Fall selbst zu übernehmen, hat Herr Riedl einen strukturierten Betrieb aufgebaut: Ein Team von Mitarbeitenden wickelt die Vorgänge ab, gesteuert über eine zentrale Software, die den gesamten Prozess koordiniert. Die steuernde Arbeit verbleibt dabei bei Herrn Riedl.
Basis dieses Betriebs war eine Software, die über Jahre von einem einzelnen Entwickler erstellt und gewartet worden war. Sie war nicht für den Einsatz in Teams optimiert und zeigte das im täglichen Betrieb. Als der Entwickler schließlich gesundheitlich ausfiel, war der Handlungsbedarf nicht mehr aufschiebbar.
Challenge
Die Herausforderung war nicht allein technischer Natur. Das bestehende System steckte in den Köpfen der Mitarbeitenden und in einer Software, die hauptsächlich der Entwickler vollständig überblickte. Prozesse und Sonderfälle mussten erst sichtbar gemacht werden, bevor sie in ein neues System überführt werden konnten – und das ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Hinzu kam: Alle vorhandenen Daten mussten vollständig ins neue System überführt werden.
Umsetzung
Qubidu arbeitete sich gemeinsam mit den Mitarbeitenden durch das Altsystem. Bestehende Prozesse und Arbeitsweisen wurden erfasst und in einer Grobspezifikation für die neue Software zusammengefasst.
Die neue Software orientierte sich strukturell am Bekannten – um den Mitarbeitenden den Wechsel zu erleichtern –, brachte aber gezielte Vereinfachungen und neue Funktionen mit, wo Arbeitsschritte unnötig komplex oder fehleranfällig waren.
Eine vollständige Datenmigration aus dem Altsystem stellte sicher, dass kein Aktenverlust entstand.
Was danach passierte
Die Software läuft seit über sieben Jahren stabil im Betrieb. Mehrere Hunderttausend Akten werden darin verwaltet, das gesamte Team arbeitet täglich damit.
Zwei Erweiterungen kamen später hinzu: Ein externer Dienst, der für Versicherungen im Internet erreichbar ist und Auskunft über den Stand einer Aktenanforderung gibt – ohne dass kritische Daten das interne Netzwerk der Kanzlei verlassen. Und angepasste Versionen der Originalsoftware für weitere Geschäftsfelder, die denselben Grundworkflow abbilden, aber auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. So konnte Herr Riedl weitere Standbeine aufbauen, ohne bei null anzufangen.
“Ich habe bei QUBIDU immer das sehr gute Gefühl, dass sie mein Geschäft verstehen. Das ist alles andere als selbstverständlich, zumal es keine Juristen sind.”
— Andreas Marc Riedl, Anwaltskanzlei Riedl