Treo LIMS

Steckbrief

Branche: Technische Prüf- und Analyseservices (Umweltsimulation, EMV, Materialprüfung)
Ausgangssituation: Bewährte, stark von der Sorgfalt erfahrener Mitarbeiter getragene Prozesse – unterstützt durch Excel und Word, aber ohne integriertes System und unter hohem regulatorischem Druck
Lösung: Eine einheitliche IT-Architektur aus einem neu eingeführten ERP für die Standardprozesse und einem maßgeschneiderten, webbasierten LIMS für die hochindividuellen Laborprozesse – beides direkt miteinander verbunden
Ergebnis: Durchgängig digitalisierte Prüfkette, lückenlose Audit-Trails und eine modulare Plattform, die heute als Fundament für KI-gestützten Wissenszugang dient

Was ist ein LIMS? Ein Labor-Informations- und Management-System bündelt alle digitalen Prozesse eines Labors – von der Auftragsannahme über die Prüfungsplanung und Datenerfassung bis zur Berichterstellung und Archivierung – in einer integrierten Plattform.

Ausgangssituation

Die Treo – Labor für Umweltsimulation GmbH ist ein nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiertes Prüflabor mit Standorten in Hamburg und Neumünster. Seit über 15 Jahren prüft Treo für anspruchsvolle Branchen – Luftfahrt, Schifffahrt, Automobil, Energie und Verteidigung – mit branchenspezifischen Zulassungen wie der Safran-Zulassung und einer U.S.-Coast-Guard-Anerkennung.

Diese Qualität entstand über Jahre vor allem durch eines: erfahrene, hochaufmerksame Mitarbeiter. Viele Abläufe waren weniger von einem technischen System getragen als von der Sorgfalt und dem Erfahrungswissen der Menschen – begleitet von gewachsenen Excel-Tabellen und Word-Vorlagen. Das funktionierte hervorragend, war aber stark an einzelne Personen gebunden und in einem wachsenden Betrieb mit zunehmenden Prüfvolumina nur schwer skalierbar.

Hinzu kamen Medienbrüche über Systemgrenzen hinweg – von Angebot und Kalkulation bis zur Berichterstellung – sowie der regulatorische Rahmen: Rückverfolgbarkeit, Kalibriernachweise, unveränderliche Audit-Trails und eine zehnjährige Archivierung sind für ein akkreditiertes Labor Pflicht und manuell zunehmend aufwendig sicherzustellen.

Das Ziel war daher nicht, Schwächen zu beheben, sondern bewährte Exzellenz technisch abzusichern und skalierbar zu machen: das Erfahrungswissen aus den Köpfen in ein System zu überführen, das es bewahrt und teilt – und die Mitarbeiter entlastet.

Challenge

Ein LIMS für ein Prüflabor ist kein Standardprodukt von der Stange. Die eigentliche Herausforderung lag darin, zwei scheinbar gegensätzliche Ziele zu vereinen: maximale regulatorische Konsistenz (gemäß ISO/IEC 17025) bei gleichzeitig hoher Benutzerfreundlichkeit.

Drei Hürden stachen heraus:

• Bewährte Prozesse ohne integriertes Rückgrat: Die Abläufe funktionierten, waren aber an Personen und Insellösungen gebunden – es fehlte eine durchgängige technische Basis, die das Wissen trägt und verbindet.
• Prüfungen ohne Netz: EMV-Messungen finden in der Absorberhalle statt – einer Umgebung ganz ohne WLAN. Die Datenerfassung musste also auch offline auf Mobilgeräten zuverlässig funktionieren.
• Komplexe Planungslogik: Personal, Test-Equipment, Prüflinge und Normvorgaben sind zeitlich und sachlich eng gekoppelt und hochdynamisch.

Umsetzung

Am Anfang stand kein Code, sondern Zuhören. In einem mehrtägigen Workshop vor Ort lernte Qubidu das Unternehmen, seine Menschen und seine realen Prozesse kennen – von der Angebotsanfrage bis zum freigegebenen Prüfbericht. Erst auf dieser Grundlage entstand der entscheidende erste Schritt: der Entwurf einer einheitlichen System-Architektur für das gesamte Unternehmen.

Aus diesem Fundament wuchsen die Bausteine:

• Ein ERP als Träger der Standardprozesse: Gemeinsam mit einem spezialisierten Partner führte Treo ein neues ERP-System ein, das die kaufmännischen Standardprozesse abbildet – Buchhaltung, Faktura (Angebot, Auftrag, Rechnung), Lagerlogistik und Einkauf. Qubidu verknüpfte dieses ERP über Standard-API-Schnittstellen direkt mit dem LIMS, das den hochindividuellen, laborspezifischen Prozessen Raum gibt. So spielen Standard- und Spezialprozesse nahtlos zusammen, ohne manuelle Übertragung.
• Projektportal – das Herzstück der Angebotserstellung: Das Modul macht die Prüfnormenverwaltung zur Basis jedes Angebots. So lassen sich die hochindividuellen, kundenspezifischen Prüfanforderungen strukturiert erfassen und effizient direkt im ERP anlegen – statt sie für jedes Angebot neu von Hand zusammenzustellen.
• Prüfungsdatenerfassung & Testreport-Generierung – ein mächtiges Modul, das den Prüfer normkonform durch die Erfassung aller relevanten Daten führt – z. B. Systemparameter, Testsetup und Zwischenergebnisse, als Freitext und strukturierte Daten, künftig sogar direkt aus den Messexporten der Testgeräte. Die Erfassung funktioniert online wie offline. Daraus entsteht nahtlos ein Prüfbericht, der nur noch finalisiert und freigegeben werden muss.
• Integrierte Projektzeiterfassung – vollständig in den Workflow eingebettet: Während der Prüfung läuft die Zeiterfassung einfach mit, ohne dass der Prüfer ein separates Tool bedienen muss. So kann genau nachvollzogen werden, welche Kosten bei welchem Arbeitsschritt entstanden sind.
• Logistik & Test Equipment Management – mobile-first im Browser, mit QR-Code-basiertem EUT-Tracking und Anbindung an die Prüfmittelverwaltung.
• Planungsmodul – ein Gantt-ähnliches Interface mit Ressourcen-, Equipment- und Prüferplanung sowie Tools, die eine dynamische Umplanung ermöglichen.

Das tragende Prinzip war Compliance by Design: Audit-Trails, rollenbasierte Berechtigungen und non-blocking Warnungen waren von Tag eins Teil der Architektur – nicht nachträglich aufgesetzt. Warnungen (z. B. bei abgelaufener Kalibrierung) informieren, ohne den Arbeitsfluss zu blockieren – die Kontrolle bleibt bei den Anwendern.

Technologie: Go-Backend und React-Frontend – eine durchgängig webbasierte On-Premise-Anwendung. Mobil genutzte Bereiche wie die Logistik sind konsequent mobile-first entwickelt und laufen direkt im Browser, ganz ohne separate iOS- oder Android-App. Direkte Integration zwischen LIMS und dem neu eingeführten ERP sowie Anbindung an eine externe Prüfmittelverwaltung und eine Online-Arbeitszeiterfassung.

Sideprojekte

Eine einheitliche Architektur zahlt sich auch dort aus, wo man es zunächst nicht erwartet – in kleinen, gezielten Werkzeugen, die nahtlos ins Gesamtsystem greifen:

• Visitenkartenscanner – Auf Messen zählt Tempo: Mit dem Scanner werden Kundenkontakte direkt vor Ort erfasst. Aus einer abfotografierten Visitenkarte extrahiert eine KI automatisiert einen Kontakt ins CRM-Modul des ERP und erzeugt einen passenden Lead – ohne manuelle Nacherfassung, ohne Medienbruch.

Was danach passierte

Aus einem einzelnen Digitalisierungsprojekt ist eine durchgängige IT-Architektur geworden: Projektportal und Prüfungserfassung sind im produktiven Einsatz, das neue ERP ist eingeführt und direkt an das LIMS angebunden. Weitere Module wie das Planungsmodul befinden sich in der Entwicklung und werden schrittweise ausgerollt.

Der nächste Schritt geht über reine Prozessdigitalisierung hinaus: Aktuell entsteht ein interner LLM-Sprachchat (in Deutschland gehostet und DSGVO-konform), der auf das gesamte in ERP und LIMS gebündelte Wissen zugreift. Das Ziel – das über Jahre gewachsene Firmenwissen für jeden Mitarbeiter natürlichsprachlich zugänglich machen, statt es in Systemen, Tabellen und Köpfen verstreut zu lassen.

Aus der anfänglichen Projektzusammenarbeit ist eine dauerhafte Partnerschaft geworden: Heute begleitet Qubidu Treo nicht nur als Entwicklungsdienstleister, sondern als primärer Tech-Consultant für sämtliche Digitalisierungsthemen – von der Architektur über die Modulentwicklung bis zur strategischen Weichenstellung. Treo verfügt damit über etwas, das in einem akkreditierten Prüflabor selten ist: eine einheitliche, audit-sichere und durchgängig vernetzte IT-Landschaft – und einen Partner, der sie kontinuierlich weiterdenkt.