Hätte man mir vor 2 Monaten erzählt, dass von einem auf den anderen Tag ein Großteil der deutschen Bürojobs aus dem Homeoffice gemacht werden würden, hätte ich vielleicht gelacht. Wahrscheinlich hätte ich den Kopf geschüttelt. Aber ich hätte nie gedacht, dass es so kommen würde. Wie schnell sich Dinge ändern können, wird uns durch die aktuelle Corona-Krise deutlich vor Augen geführt.
Dadurch, dass mein Bruder in Seoul lebt, und wir uns nicht nur beruflich fast jeden Tag austauschen, habe ich mich bereits relativ früh, mit den Auswirkungen des Covid-19 Corona-Virus auf das Alltagsleben beschäftigt. Auch wenn die Maßnahmen sehr ambitioniert, aber notwendig klangen, war doch alles noch sehr weit weg und ich habe das Ganze nicht in der jetzt eingetretenen Härte auf Europa oder Deutschland übertragen.
Um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen, beschäftigen sich seit einigen Wochen zwangsläufig viele Unternehmen damit, wie sie ihre Mitarbeiter produktiv von zu Hause arbeiten lassen können.
Wir dezentralisieren und digitalisieren im Rekordtempo. Wir holen vieles nach, was wir in den letzten Jahren nicht vorbereitet haben. Jetzt, nachdem viele Unternehmen die ersten Erfahrungen im Homeoffice gesammelt haben, stellen sich oft Fragen, wie für diese verteilte Arbeitsweise die richtigen Strukturen und Prozesse geschaffen werden können.
Wir fangen langsam an, Kontaktsperren zu lockern, den Einzelhandel mit Auflagen wieder zu öffnen und teilweise die Kinder wieder zur Schule gehen zu lassen. Diese Schritte sollen helfen, die Wirtschaft und die Gesellschaft am Leben zu halten und wieder etwas Normalität zu ermöglichen. Da wir aber trotzdem, wenn nicht sogar aufgrund der Lockerungen, versuchen müssen, die Verbreitung des Virus weiterhin zu verlangsamen, ist nur zu empfehlen, die Mitarbeiter noch einige weitere Zeit nicht in Büros miteinander in Kontakt zu bringen.
Mit diesem Artikel möchte ich allen helfen, die verteilte Teams aufbauen oder steuern und natürlich auch allen denen, die in verteilten Teams arbeiten. Ich werde auf einige Vorteile der verteilten Arbeit eingehen und besonderes Augenmerk auf die Kommunikation innerhalb verteilt arbeitender Teams und der möglichen Werkzeuge legen.
Arbeiten wo es Sinn macht
Arbeitsleistung, die primär digital erfolgt, kann völlig ortsunabhängig erbracht werden. Das war für mich schon früh selbstverständlich Natürlich gibt es Gründe, seinen Mitarbeitern Büros zu stellen, in denen sie zusammenarbeiten können. Aber es gibt auch Gründe, warum das nicht automatisch der einzige Weg sein muss.
Sei es die temporäre Vergrößerung des Teams mit Freelancern, die an einem ganz anderen Ort sitzen. Vielleicht auch ein Mitarbeiter, der mit seiner Familie ins Umland gezogen ist, weil es in der Großstadt keine Kita-Plätze oder bezahlbaren Wohnraum für alle gegeben hat. Oder einfach neue Kollegen, die super in die Firma passen, aber aufgrund ihres Lebensmittelpunktes einen Umzug nicht machen wollen oder können. Da es heute anders geht, sind die Zeiten, wo die restliche Familie dem Job eines Elternteils hinterher ziehen und alle eigenen sozialen Kontakte aufgeben muss, eigentlich vorbei.
Es geht mir nicht darum, dass es keine festen Büros mehr geben soll. Lokale Zusammenarbeit bietet viele Vorteile. Ein echtes Büro, wo viele Menschen zusammenarbeiten kann Identitätsstiftend sein und ein spezielles Arbeitsumfeld bieten. **Ich möchte vielmehr darauf hinaus, dass es nicht mehr selbstverständlich sein sollte, dass alle Mitarbeiter immer in einem Büro zusammenarbeiten. **
Von Anfang an mobil
Meine ersten Schritte im Arbeitsleben waren schon immer geprägt von viel Reisen und mobilem Arbeiten. So richtig verteilt wurde es bei mir dann aber mit dem Start meiner Selbständigkeit im Jahr 2003. Wir haben damals zu zweit eine Netzwerk-Agentur mit zeitweise bis zu 10 freien Mitstreitern aufgebaut.
Mein damaliger Geschäftspartner lebte in Würzburg und ich in Recklinghausen im Ruhrgebiet. Unsere hauptsächlich freiberuflichen Designer und Programmierer waren über ganz Deutschland verteilt. Da es kein gemeinsames Büro gab, wurden alle Prozesse von Anfang an komplett digital und individuell transparent aufgesetzt. Wir hatten keine andere Wahl und fanden das nur konsequent.
Nach einigen Jahren habe ich meinen Lebensmittelpunkt für 4 Jahre nach Spanien verlagert und dort auch ein Büro mit eigenen lokalen Mitarbeitern aufgebaut. Die verteilte Arbeit war weiterhin Basis der gesamten Agenturprozesse und Arbeitsweise. Es spielte für die Zusammenarbeit keine Rolle, ob Mitarbeiter vor Ort im Büro in Cádiz oder an einem anderen Ort gearbeitet haben.
Als ich dann 2012 mit einem Freund die Firma Qubidu in Hamburg gegründet habe, war es für mich völlig klar, dass ich meinen Lebensmittelpunkt, der mittlerweile wieder im Ruhrgebiet war, behalten würde und wir das Unternehmen auf verteilte Arbeit ausrichten.
Das klingt wahrscheinlich, nach der ganzen Erfahrung, die ich mittlerweile darin hatte, verteilte Teams aufzubauen, sehr leicht. In Wirklichkeit war es aber ein steiniger Weg, der uns auch Lehrgeld abverlangt hat. Denn im Unterschied zum Neuaufbau in den früheren Phasen, ging es jetzt darum, ein in herkömmlicher Arbeit lokal eingespieltes Team auf verteilte Arbeit umzustrukturieren. Qubidu war eher ein Zusammenschluss unserer bisherigen Unternehmen, als ein Neuaufbau auf der grünen Wiese. Natürlich ist es für die Programmierer zuerst einfacher, wenn sie alle in einem Büro sind, die Wände mit Post-Its voll kleben und sich einfach zum Pair Programming nebeneinander setzen können. Das war uns klar, aber wir wollten mehr. Wir wollten auch mit Mitarbeitern wachsen können, die nicht ins Büro kommen müssen. Entweder, weil sie zu weit weg gewohnt haben, oder auch weil uns die Freizeit des Mitarbeiters zu wichtig ist, als sie mit stundenlangem Pendeln zu verschwenden.
Es ist ein Mindset
Wie so vieles im Leben, fängt auch verteiltes Arbeiten zuerst im Kopf an. Es geht nicht darum, dass man den Mitarbeitern einen Laptop anstelle eines Desktop-Rechners und ein Headset kauft. Nicht nur. Auch geht es nicht nur darum, für den Zugriff auf die Server im Unternehmen ein VPN einzurichten. Das sind alles technische Voraussetzungen. Natürlich müssen diese geschaffen sein, damit verteiltes Arbeiten überhaupt funktionieren kann. Ausreichend für einen nachhaltigen Erfolg sind sie aber noch lange nicht.
Für erfolgreiches verteiltes Arbeiten ist es sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter immer komplett eingebunden sind, egal von welchem Ort sie gerade arbeiten. Sie müssen alle notwendigen Informationen jederzeit zur Hand haben. Ihre gewohnten Tools ortsunabhängig nutzen können und es darf rein inhaltlich und fachlich keinen Unterschied machen, von wo sie aus arbeiten. Wenn verschiedene Zeitzonen dazu kommen, sollte es sogar wenig Unterschied machen, wann und wo sie Ihre Arbeit machen.
Ein kleines Beispiel: Vier Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem Projekt. Einer von ihnen sitzt nicht im Büro. Wenn die anderen drei sich zu fachlichen Fragen jetzt einfach „über den Tisch“ austauschen würden, stünde der vierte außen vor und würde davon nichts mitbekommen. Eine Kommunikationslücke würde entstehen. Man muss also sicherstellen, dass die Projektkommunikation immer sauber über die von allen Mitarbeitern genutzten Kommunikationstools erfolgt. Auch dann, wenn andere Wege auf den ersten Blick einfacher erscheinen.
Um verteilte Arbeit nachhaltig erfolgreich einzuführen, braucht es eine konsequente Ausrichtung. Es braucht ein besonderes Mindset.
Im weiteren Verlauf gehe ich auf die zwei Bereiche Kommunikation und Projektmanagement etwas detaillierter ein. Rechtliche- und Datenschutz-Themen bleiben außen vor. Sie würden den Umfang dieses Beitrags sprengen.
Der offensichtliche Klassiker - Kommunikation
Kommunikation klingt so einfach, ist aber in verteilten Teams meistens der kritische Bereich, indem über kurz oder lang die meisten Probleme auftreten. Viele Manager gehen davon aus, dass man die Kommunikation im Team ja einfach durch noch mehr Telefon- und Videokonferenzen lösen kann.
Teilen wir die Kommunikation zuerst einmal vereinfacht in zwei Bereiche auf. In der fachlichen Kommunikation geht es darum, dass sich alle Beteiligten über die arbeits- und projektrelevanten Themen austauschen. Daneben schauen wir uns die soziale Kommunikation an. Damit ist all das gemeint, was üblicherweise am Wasserspender, am Kaffeeautomat, oder beim gemeinsamen Mittagessen passiert. Auch das, war am abfällig gern als Flurfunk bezeichnet fällt mit in diese Kategorie.
Fachliche Kommunikation
Wie lief es bisher im Büro? Wenn es fachliche Fragen gibt, schreibt man eine E-Mail. Sofern es im Unternehmen schon eine Chat-Plattform gibt, schreit man eine Chat-Nachricht. Oder man greift ganz einfach zum Telefon und ruft den Kollegen an. Wenn es sich komplexe Themen handelt oder mehrere Menschen eingebunden werden müssen, gibt es ein Meeting oder eine Telefonkonferenz.
Das kennen wir alle und das ist in großen, wie kleinen Unternehmen ähnlich.
Diese herkömmliche Arbeitsweise lässt sich im weitesten Sinne auch in verteilten Teams abbilden. Allerdings sind bei verteilten Mitarbeitern, die sich nicht (mehr) so oft sehen, die mentalen Hürden den anderen anzurufen meist etwas höher. Eine E-Mail kann diese Lücke nicht ersetzen, da es in der Regel etwas mehr Zeit kostet eine E-Mail zu schreiben. Jedenfalls dann, wenn man davon ausgeht, dass alle Informationen für das gewünschte Feedback enthalten sind und nicht noch weitere Rückfragen per E-Mail gestellt werden müssen. Außerdem hält eine E-Mail in vielen Fällen keine unmittelbaren Antworten bereit, da sie oftmals nicht direkt beantwortet werden. Aus diesem Grund sollte man niederschwellige Kommunikations-Tools anbieten. Hiermit sind Kommunikationswerkzeuge gemeint, die man schneller verwenden möchte, weil es nicht die Gefahr gibt, den anderen jetzt mit einem Telefonat aus seiner Arbeit heraus zu reißen oder gar erst eine aufwändige E-Mail schreiben zu müssen.
Ein Unternehmens-Chat wie beispielsweise Slack oder Microsoft Teams hilft dabei, schnell einmal bei einem Kollegen oder gleich in einer Gruppe um Rat zu fragen. In den meisten Chat-Programmen für Unternehmen sind automatisch alle Mitarbeiter erreichbar und man kann sehen, wer gerade online oder wer beschäftigt ist. Für Abteilungen, Projekte oder andere Themen gibt es Kanäle (s.g. Channel) in denen alle beteiligten Mitarbeiter die dort geposteten Nachrichten sehen und beantworten können.
Ein Chat ist weniger störend und unterbrechend, als das Telefon, aber schneller und direkter, als eine E-Mail.
Was verwenden wir? Bei Qubidu verwenden wir E-Mail eigentlich nur in der externen Kommunikation. Außer automatisch erstellter Kalendereinladungen bekommen unsere Mitarbeiter keine internen Mails. Chat ist für die asynchrone Kommunikation unser Hauptmedium. Wir verwenden als Tool Slack. Direktnachrichten funktionieren so gut, wie in vielen anderen Messengern. Allerdings sticht Slack für uns durch die einfache Implementierung von Channels und eine extrem flexible Integrationsmöglichkeit von externen Diensten heraus. Man kann in Slack beliebig viele private (Eintritt nur nach Einladung) und öffentliche (alle Mitarbeiter können selbst in den Channel eintreten) anlegen, in denen dann die themenspezifische Dinge besprochen werden können. Jeder kann sich die Benachrichtigungen über neue Nachrichten flexibel konfigurieren und die Channel bei Desinteresse auch wieder verlassen. Threads (zusammengehörende Nachrichten) sind in Slack nicht besonders gut implementiert, da ist noch Luft nach oben. Mit dem, wie es ist, kann man arbeiten.
Und was passiert mit Meetings?
Gerade in verteilten Strukturen sind regelmäßige, fest eingeplante Meetings (per Telefon oder Video) sehr wichtig. Ausgehend davon, dass sich die Mitarbeiter ihren Arbeitstag sinnvollen planen und einteilen sollten, ist es wichtig und fair für regelmäßige virtuelle Treffen, feste Termine in den Kalendern zu haben.
Darüber hinaus sollten aber die Mitarbeiter nicht davor zurückschrecken, dass es bei wichtigen oder komplexen Themen jederzeit richtig und wichtig sein kann, eine Videokonferenz zu starten, wo mehrere z.B. auf einen geteilten Bildschirm schauen und ein Problem diskutieren.
Wie machen wir das? Wir haben aktuell sechs unterschiedliche, fest eingeplante interne Meetings, die regelmäßig stattfinden. Wir starten die Woche Montags im Team mit einem Wochenkickoff, haben Dienstag bis Donnerstag kurze Daily-Meetings vor dem Mittag und Freitag ein längeres Teammeeting, wo zum einen die Woche noch einmal zusammengefasst wird und allgemeine Themen im Team besprochen werden. Alle zwei Wochen gibt es eine Retrospektive mit dem Team und auch ein Management Strategiemeeting. Diese Meetings finden immer in Google Meet oder Zoom als Videomeetings statt. Ein tägliches Management Morning Briefing machen wir als einfache Telefonkonferenz.
Das klingt jetzt nach einer Menge virtueller Meetings und Kommunikation. Allerdings haben wir vor einiger Zeit festgestellt, dass auch das noch nicht reicht.
Die Mitarbeiter, die verteilt gearbeitet haben, fühlten sich früher trotz Chat, Mail und Videokonferenzen nicht richtig eingebunden und werkelten so manches Mal alleine so vor sich hin. Die Zeit von einem Daily zum nächsten war ab und zu zu lang, um Probleme oder ein inhaltliches Feststecken zu identifizieren und einfach mit mehreren Personen zu lösen. Es brauchte eine permanente Kommunikationsplattform.
Die bisherigen Kommunikationstools bieten das nicht. Wir haben uns also etwas über den Tellerrand umgeschaut und sind in der Gaming-Szene fündig geworden. Als wir testweise unser Team in einem eigenen Discord-Server permanent zusammen sprechen lassen haben, konnten wir sofort eine Verbesserung der Zusammenarbeit und gemeinsamer Problemlösung feststellen.
Was ist Discord?
Discord ist eine Kommunikationsplattform, in der alle Teilnehmer permanent verbunden sind und sich unterhalten können. Dabei gibt es verschiedene Räume und man sieht wer gerade in welchem Raum ist. Man hört jeweils nur die Mitarbeiter, die im gleichen Raum sind. Jeder Teilnehmer kann sehr genau einstellen, wen er wie hören und wann er selbst zu hören sein möchte. Unsere Entwickler sind darüber quasi die ganze Zeit verbunden und können sich jederzeit Fragen stellen, oder auch einfach loswerden, welches Problem sie gerade beschäftigt. Ost sind alle im Hauptraum versammelt und es werden nur gelegentlich Fragen oder Bemerkungen geäußert. Wenn mehr Diskussion aufkommt, gehen Gruppen von Entwicklern in einen eigenen Raum dafür. Diese Art der permanenten aber freiwilligen Kommunikation war in unserem Team ein maßgeblicher Schlüssel, um trotz der unterschiedlichen Orte, immer in direktem Austausch zu bleiben.
Soziale Kommunikation
So gut die fachliche Kommunikation auch läuft, darf es nicht darüber weg täuschen, wie wichtig ist es, dass die soziale Kommunikation nicht auf der Strecke bleibt.
Wenn sich alle Mitarbeiter eines Teams mehrmals die Woche im Büro sehen, passiert soziale Kommunikation automatisch. Wenn aber einzelne Teammitglieder nur 1-2 Mal im Jahr z.B. zu Teamevents dazustoßen oder wie zur Zeit, alle Kollegen für längere Zeit ins Homeoffice geschickt werden, muss man sicherstellen, dass soziale Kommunikation auch stattfinden kann.
Socializing- oder Teambuilding-Events lassen sich auch digital und verteilt planen. Es muss dabei auch nicht immer nur digital zugehen. Man kann auch Brettspiele über eine Videoverbindung spielen, eine gemeinsame Weinprobe machen oder gar auch „gemeinsam“ laufen gehen.
Solche virtuellen Events können können sehr spaßig sein und viel Bindung schaffen. Viel wichtiger ist es aber, die normalen täglichen Videomeetings zu nutzen, um auch dort soziale Nähe zu schaffen. Klar, haben alle Meetings eine abgestimmte und zielgerichtete Agenda. Es spricht aber nichts dagegen, zu Beginn, kurz 2-3 Minuten sozialen Austausch zuzulassen und durch gezielte offene Fragen anzuregen.
Außerdem sollte es wöchentlich ein Meeting geben, wo etwas mehr Raum für sozialen Austausch ist. Dieser soziale Austausch lässt sich nicht erzwingen. Es braucht vielleicht eine Zeit, bis sich jeder aus dem Team geöffnet hat. Aber als Führungskraft ist es sehr wichtig, diesen Raum zu schaffen und den Austausch zu stimulieren.
Die Corona-bedingte plötzliche „Entsendung“ der Mitarbeiter nach Hause erfordert in diesem Zusammenhang eine ganz besondere Sensibilität der Führungskraft. Jetzt ist nicht nur die Arbeitsumgebung für den Mitarbeiter ungewohnt. Der übliche Austausch im Büro, der oftmals auch als Ventil dienen konnte, fehlt plötzlich. Die Familie ist möglicherweise die ganze Zeit um einen herum. Alle sind unsicher und keiner weiß, wie lange diese Situation dauern wird. Soziale Kommunikation im Team zu fördern ist nun besonders wichtig. Versuchen sie allerdings die Gespräche nicht nur über Fallzahlen und Corona-Probleme drehen zu lassen.
Wie machen wir das? Wir bieten in jedem unserer täglichen Meetings etwas Raum für soziale Kommunikation. Das Team erkundigt sich nach dem Wochenende der anderen oder es werden Dinge erzählt, die gerade besonders sind. Im Teammeeting Freitags wird diese Runde noch etwas breiter uns ausführlicher gemacht.
Außerdem treffen sich einige aus dem Team regelmäßig zu verteilten Spieletreffen, wo nicht nur Computer-, sondern auch klassische Rollen- und Brettspiele gespielt werden. Falls sich jemand jetzt fragt, warum treffen die sich (auch vor Corona) nicht im echten Leben? Ganz einfach, weil einige aus der Gruppe mehrere tausend Kilometer entfernt wohnen.
Im nächsten und letzten Beitrag dieser kleinen Serie geht es Projektmanagement und Zusammenarbeit mit digitalen Boards.
Verteilte Zusammenarbeit. Digitales Zettelkleben
Es klingt selbstverständlich, dass Mitarbeiter nur dann die richtige Arbeit wirklich gut leisten können, wenn sie wissen, was zu tun ist und was dabei von ihnen erwartet wird. Sind nicht alle Teammitglieder in Rufweite oder im gleichen Büro, muss die Arbeit transparent gemacht und organisiert werden. Aufgaben über den Tisch rufen funktioniert dann nicht mehr wirklich.
Projekt- oder Aufgabenmanagement ist je nach Branche in den Unternehmen mehr oder minder ausgeprägt. Softwaretools für das digitale Projektmanagement gibt es wie Sand am Meer, da kann jedes Unternehmen für sich entscheiden, welche Lösung die beste ist. Und falls die eigenen Prozesse zu individuell sind, kann man sich eine eigene Software entwickeln lassen.
Im Bereich der Technologie- und Software-Entwicklungsunternehmen sind darüber hinaus agile Arbeits-Methoden, wie beispielsweise Scrum oder Kanban sehr verbreitet. Die Visualisierung der Projekte erfolgt aber dann oftmals mit Hilfe von Klebe-Etiketten auf offline Boards. Zum Beispiel an der Wand oder gern auch an den Glasscheiben, die die Büros abtrennen.
Welche Probleme das verursachen kann, sehen wir jetzt mit dem spontanen Homeoffice sehr gut. Es gibt viele Unternehmen, die den Schritt zur vollständigen Digitalisierung ihrer Prozesse nur halbherzig gegangen sind, oder bewusst auf haptische Tools gesetzt haben. Selbst wenn vielleicht die nötigen digitalen Tools vorhanden sind, haben die Mitarbeiter doch über Jahre hinweg nur analog mit Klebeetiketten an der Wand gearbeitet. Das kann sich jetzt rächen.
Natürlich gibt es auch Gutes an einem analogen Board. Mehr Übersicht vielleicht, wenn man einen Schritt zurückgehen kann. Mehr Erfolgsgefühl beim Umkleben von Aufgaben. Mehr Haptik. Aber das analoge Board ist eben auch gefangen an einem Ort und jeder Kollege, der nicht an diesem Ort ist, kann damit einfach nicht sinnvoll arbeiten.
Dabei gibt es sehr gute digitale Werkzeuge, mit denen es möglich ist, auf einer virtuellen Wand beliebige „Haftnotizen“ platzieren und verschieben zu können. Brainstormings, Retrospektiven, Kanban-Boards und vieles mehr lässt sich komplett virtuell abbilden.
Wie machen wir das? Wir organisieren unsere Projekte und unseren Code in Gitlab. Dort werden alle Stories (Anforderungen) geschrieben, kommentiert und das Versionsmanagement der Quellcodes gemacht. Da wir immer an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, organisieren wir unsere Ziele und den Fortschritt in einem Kanban-Board in Miro. Unser Planungsboard in Miro enthält neben einer klassischen Ansicht auch Bereiche für die Zielplanung, Verfügbarkeit und einigem mehr. Retrospektiven und Brainstormings mit Gewichtungen machen wir auch immer gemeinsam in Miro. Für unsere OKRs (Objectives & Key-Results) nutzen wir eine eigene Google-Table. Mit Miro erzeugen wir eine permanente Transparenz und können jederzeit auf Zuruf mit allen Beteiligten gemeinsam „digital Zettel kleben“.
Die richtige Einstellung und das nötige Werkzeug
Gut funktionierende verteilte Teams können ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein.
In diesen Zeiten, wo wir einen fast weltweiten Lockdown haben, der den Großteil der Büroarbeit für unbestimmte Zeit in Homeoffices stattfinden lässt, kann es darüber entscheiden, ob ein Unternehmen fortbesteht oder nicht. Ein verteiltes Team aufzubauen und zu steuern ist keine unlösbare Aufgabe. Ganz im Gegenteil. Man sollte diese Transformation aber in jedem Fall ernst nehmen und nicht halbherzig nebenbei betreiben.
Eine klare strategische Entscheidung für die verteilte Arbeit und die Auswahl der passenden Werkzeuge für das eigene Unternehmen, sind maßgeblichen Faktoren für den Erfolg.
Wir haben über Jahre Erfahrungen mit verteilter Arbeit sammeln können, als uns noch kein Virus dazu gezwungen hat. Gern stehen wir ihnen mit Rat zur Seite, wenn sie in dieser ungewohnten Situation Fragen haben, oder die Zusammenarbeiter ihrer plötzlich verteilten Teams optimieren möchten. In der aktuellen Krise zählt, vielleicht mehr als sonst, die Schnelligkeit, wieder mit dem eigenen Team arbeits- und handlungsfähig zu sein.
Wir stehen Ihnen sehr gern für Hilfen und einen Erfahrungsaustausch zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an.